GRIEFS

La procédure de gestion des griefs peut être consultée ici
Introduction

OGEF est conscient que des entreprises, des personnes physiques, et des communautés peuvent, malgré toutes les dispositions qui seront prises, être affectées par les actes ou omissions de la part d’OGEF. C’est pour cette raison qu’OGEF a décidé de mettre en place un système pour recevoir des requêtes ou des plaintes, les traiter et résoudre les problèmes des personnes directement affectées par les activités d’OGEF.

Eligibilité

Les plaintes peuvent provenir de toutes les parties prenantes. Elles peuvent être liés à des actes ou des omissions de la part d’OGEF. Les plaintes provenant des consommateurs finaux des bénéficiaires d’un financement d’OGEF (« Sociétés de portefeuille ») relatif à un acte ou une omission de la Société de portefeuille ne sont pas traité dans ce mécanisme de règlement des griefs et feront partie d’une procédure des griefs indépendante établie par la Cellule Energie du MTPTC. L'OGEF répondra à ces plaintes et référera à la procédure des griefs indépendante établie par la Cellule Energie du MTPTC.
Les griefs ne constituent pas le bon outil pour les discussions quotidiennes et les désaccords occasionnels qui peuvent survenir entre les entreprises, les personnes physiques, les communautés et OGEF.
Une plainte est éligible si :
a) La plainte est déposée par un requérant admissible tel que défini ci-dessus (des entreprises, des personnes physiques, et des communautés affectés) ;
b) La plainte se réfère à un acte ou une omission de la part de l'OGEF ;
c) L’acte ou l’omission de la part de l’OGEF faisant l'objet de la plainte peut être lié de manière plausible aux effets indésirables allégués ;
d) La plainte est déposée de bonne foi et est conforme à l’objectif principal du mécanisme de règlement des griefs d’OGEF. Les abus du mécanisme incluent, mais ne sont pas limités à, les cas dans lesquels :
i. la plainte a pour objet d'obtenir obtenir indûment une compensation ;
ii. la plainte est présentée uniquement dans le but de retarder la mise en œuvre d’un projet de financement ;
iii. la plainte est utilisée dans le but de nuire à la réputation d'un bénéficiaire d’un projet de financement;
iv. la plainte est liée à des raisons politiques qui ne sont pas liées au projet ;
v. la plainte contient un mensonge matériel.
Toute plainte ne répondant pas à tous les critères d'éligibilité ci-dessus sera rejetée et ne mènera pas à une procédure de griefs.

Processus

Toute personne affectée défavorablement par OGEF peut déposer un grief, en français, en créole haïtien ou en anglais, en utilisant le formulaire ci-dessous et l’envoyer par courrier électronique à [email protected] Les griefs peuvent également être envoyés à Cellule Energie.
Les personnes qui ont déposé un grief seront tenues informées des délais de réponse attendus et des progrès réalisés dans le traitement des griefs. L'identité du plaignant restera confidentielle.
Le processus suivant de traitement des griefs s’applique :
• OGEF mettra en place des informations suffisamment claires et détaillées sur le mécanisme de règlement des griefs (MRG) sur son site Web.
• OGEF désignera le/la coordonnateur(trice) du MRG au sein de l’équipe OGEF.
• Dès la réception d'une plainte quelconque, le/la coordonnateur(trice) MRG examine le problème et, dans les 3 (trois) jours ouvrables, informe le plaignant de la réception de sa plainte et demande des renseignements supplémentaires, si nécessaire.
• Dans les 30 (trente) jours ouvrables suivant la réception des plaintes complètes (avec tous les renseignements supplémentaires reçus), le/la coordonnateur(trice) du MRG devra envoyer une réponse au(x) plaignant(s) qui peut inclure une proposition avec un plan d'action et un calendrier pour sa mise en œuvre.
• Si le(s) plaignant(s) accepte(nt) la réponse / proposition, le/la coordonnateur(trice) du MRG, le cas échéant, la mettra en œuvre conformément au processus et au calendrier définis dans la proposition.
• La plainte est clôturée lorsque la réponse est acceptée et/ou les actions indiquées dans la proposition sont mises en œuvre de manière satisfaisante. Il est important de documenter toutes les plaintes et résolutions.
• Si le(s) plaignant(s) n'accepte(nt) pas la réponse / proposition, il(s) peut/peuvent faire appel. Le recours sera présenté devant la Cellule Energie de MTPTC qui devra donner suite à la/aux plainte(s) selon les procédures établis dans la procédure des griefs de la Cellule Energie du MTPTC.

Information requise du plaignant

Les griefs doivent contenir les informations suivantes :
• Identité du (des) plaignant (s): nom (s), adresse (s) et autres informations de contact.
• Si la personne qui dépose la plainte le fait au nom d'une entreprises, d’une autre personne ou d'une communauté affectée, elle doit identifier le nom de l’entreprise, de la personne ou de la communauté pour laquelle la plainte est déposée. Elle doit également présenter la preuve qu'elle lui a été demandé de présenter la plainte au nom de la société, de la personne ou de la communauté affectées par le projet.
• Une description du projet financé ou qui a été rejeté / est encore à l'étude par OGEF, dans la mesure où le plaignant dispose de l’information.
• Une description de la situation faisant l’objet de la plainte et indication de la manière dont le plaignant estime avoir été ou est susceptible d’être affecté.
• Explication sur la question de savoir si et comment le plaignant a tenté de résoudre le problème, y compris tout contact avec le personnel d’OGEF.